Elektronische Übermittlung ist zwingend und macht Fax-Schriften unwirksam
Seit Jahresbeginn 2023 herrscht in vielen Steuerkanzleien Verunsicherung: Wie verbindlich ist die Pflicht zur Nutzung des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs wirklich – und ab wann zählt ein Schriftsatz als wirksam eingereicht?
Mit seinem aktuellen Urteil setzt der BFH nun ein deutliches Signal. Er macht klar, dass niemand darauf hoffen sollte, technische Startschwierigkeiten könnten als Ausrede dienen. Wer sich nicht rechtzeitig um die elektronische Zugangsmöglichkeit kümmert, riskiert den vollständigen Verlust seines Rechtsschutzes.
Was ist passiert?
Eine Steuerberaterin erhob für ihre Mandanten am 09.02.2023 Klage gegen eine Einspruchsentscheidung – jedoch per Telefax. Zu diesem Zeitpunkt war das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt) bereits eingeführt, und die Steuerberaterin hatte ihren persönlichen Registrierungsbrief mit den Zugangsdaten schon am 05.01.2023 erhalten.
Sie legte jedoch dar, dass sie sich wegen eines Unfalls und anschließender Arbeitsunfähigkeit nicht direkt registrieren konnte. Trotz dieser Umstände übermittelte sie ihre weiteren Schreiben weiterhin per Fax. Erst am 18.04.2023 nutzte sie das beSt zum ersten Mal.
Das Finanzgericht Niedersachsen akzeptierte die Klage dennoch und argumentierte, das beSt stehe erst dann zur Verfügung, wenn alle Registrierungsbriefe an die Steuerberater versandt worden seien. Der Rollout sei erst am 17.03.2023 abgeschlossen gewesen.
Der Fall landete daraufhin beim BFH, der klären musste:
War die Fax-Klage wirksam – oder von Anfang an unzulässig?
beSt-Pflicht beginnt mit Zugang der persönlichen Daten
Der BFH hebt das Zwischenurteil des Finanzgerichts vollständig auf. Für ihn steht fest: Die Nutzungspflicht des beSt beginnt individuell, sobald einem Steuerberater die persönlichen Zugangsdaten vorliegen – unabhängig davon, ob der bundesweite Rollout bereits abgeschlossen ist.
- Das beSt stand der Steuerberaterin bereits ab Zugang des Registrierungsbriefs zur Verfügung
Mit Erhalt der Zugangsdaten am 05.01.2023 war der sichere Übermittlungsweg eröffnet.
Dass sich die Beraterin nicht sofort registrierte, fällt in ihre eigene Sphäre und verschiebt die Nutzungspflicht nicht nach hinten.
- Die Fax-Klage war unwirksam – § 52d FGO verlangt zwingende elektronische Einreichung
Ein Telefax erfüllt nicht die Anforderungen an einen sicheren Übermittlungsweg.
Damit wurde die Klage nicht fristgerecht erhoben und war unzulässig.
- Wiedereinsetzung scheidet aus, weil die elektronische Einreichung nicht fristgerecht nachgeholt wurde
Selbst bei gesundheitlichen Gründen hätte die versäumte Handlung innerhalb von zwei Wochen nach Wegfall des Hindernisses elektronisch nachgeholt werden müssen.
Die erstmalige beSt-Nutzung am 18.04.2023 war viel zu spät – die Wiedereinsetzung scheitert an der fehlenden Nachholung.
Elektronische Übermittlung ist ab Zugang der beSt-Daten zwingend
Das Urteil macht deutlich, dass die Verantwortung für die rechtzeitige Nutzung des beSt vollständig beim Berufsträger liegt. Sobald die persönlichen Zugangsdaten vorliegen, gilt der sichere Übermittlungsweg als eröffnet – unabhängig davon, ob andere Steuerberater ihre Briefe bereits erhalten haben oder ob der technische Rollout noch lief.
Für alle fristgebundenen Verfahren bedeutet das: Einreichungen per Fax oder Papier sind nicht mehr zulässig, sobald das beSt individuell verfügbar ist. Auch Wiedereinsetzungsanträge bieten keine Rettungsanker, wenn die elektronische Einreichung nicht innerhalb der gesetzlichen Zwei-Wochen-Frist nachgeholt wird.
Damit setzt der BFH einen klaren Standard und beseitigt sämtliche Zweifel:
Die beSt-Pflicht ist streng, individuell und absolut fristgebunden.
Tipp: 1. Zugangsdaten sofort aktivieren – keine Verzögerung riskieren
Sobald der Registrierungsbrief eintrifft, sollte die beSt-Registrierung noch am selben Tag erfolgen. Jede Verzögerung wird dem Berufsträger zugerechnet.
2. Interne Abläufe auf „nur noch elektronisch“ umstellen
Alle fristgebundenen Schriftsätze sollten konsequent über das beSt versendet werden. Mischformen wie Fax + beSt sind rechtlich riskant und bieten keinen Vorteil.
3. Krankheits- oder Ausfallzeiten klar dokumentieren und Wiedereinsetzungsfristen überwachen
Liegt ein Wiedereinsetzungsgrund vor, muss die elektronische Übermittlung innerhalb von zwei Wochen zwingend nachgeholt werden. Ohne fristgerechte Nachholung ist jeder Antrag chancenlos.
1. Zugangsdaten sofort aktivieren – keine Verzögerung riskieren
Sobald der Registrierungsbrief eintrifft, sollte die beSt-Registrierung noch am selben Tag erfolgen. Jede Verzögerung wird dem Berufsträger zugerechnet.
2. Interne Abläufe auf „nur noch elektronisch“ umstellen
Alle fristgebundenen Schriftsätze sollten konsequent über das beSt versendet werden. Mischformen wie Fax + beSt sind rechtlich riskant und bieten keinen Vorteil.
3. Krankheits- oder Ausfallzeiten klar dokumentieren und Wiedereinsetzungsfristen überwachen
Liegt ein Wiedereinsetzungsgrund vor, muss die elektronische Übermittlung innerhalb von zwei Wochen zwingend nachgeholt werden. Ohne fristgerechte Nachholung ist jeder Antrag chancenlos.
Quelle:
BFH-Urteil vom 02. September 2025, X R 12/23